오늘날 기업들이 글로벌화를 추진하고 수익성 있는 신규 사업을 시작하기 위해 다른 기업들과 협력하는 현대 기업 환경에서 화상 회의는 필수적인 소통 수단으로 자리 잡았습니다. 화상 회의를 통해 지구 반대편에 있는 기업들도 각자의 사무실에서 편안하게 효율적으로 업무를 수행할 수 있으며, 기업들이 일반적으로 지출하는 수백만 달러의 출장비도 절약할 수 있습니다.
이처럼 혁신적이고 유익한 비즈니스 및 회의 솔루션을 손쉽게 활용할 수 있는 지금, 우리는 솔루션이 제공하는 모든 이점을 제대로 활용하기 위해 올바른 방식으로 사용해야 합니다. 모든 기업 구성원이 이러한 혁신적인 회의 솔루션에 익숙하지 않고, 비용이 많이 드는 구식 회의 방식을 선호하는 것은 아닙니다. 모든 구성원에게 만족스러운 경험을 제공하고, 결과적으로 기업의 표준 절차에 쉽게 도입될 수 있도록 하려면 몇 가지 단계를 따라야 합니다. 모든 구성원에게 긍정적인 첫인상을 남기고 화상 회의 서비스를 최대한 활용하기 위해 기업이 따라야 할 몇 가지 단계는 다음과 같습니다.
화상 회의 전
– 모든 참여 구성원이 화상 회의 사용에 익숙하고 편안하게 적응할 수 있도록 합니다. 여기에는 시스템을 쉽고 효과적으로 도입할 수 있도록 자가 학습 교육, 훈련 및 홍보 프로그램이 포함될 수 있습니다.
– 화상 회의 일정을 잡고 관련된 모든 사람과 당사자에게 미리 알립니다.
– 화상 회의가 순조롭게 진행되고 필요한 모든 주제를 다룰 수 있도록 회의 안건을 작성하세요. 이 안건을 사전에 공유하여 모든 관계자가 회의 내용을 미리 파악하고 논의할 다른 사항들을 미리 생각해 볼 수 있도록 하세요.
– 회의의 흐름을 효과적으로 관리할 수 있는 진행자를 선택하거나 직접 배치하세요.